Notulen ALV 2016 Dorpsvereniging Elden

Datum: 7 april 2016
Locatie: Dorpshuis Ons Gebouw

Aanwezige bestuursleden ( Dorpsraad): Frank Gerritsen (voorzitter), Lianne Vellema (leefomgeving en inspraak), Henk Brouwer (penningmeester), Ria Leenders (ledenadministratie en beheer Dorpshuis), Maria Jansen (beheer Dorpshuis), Gerry Herbrink ( secretaris)

Aanwezige leden: Hennie Kruse, Theo Heijmans, Guzi Nold, Margreet Denissen ( Bambi), Lies van Dingstee ( Bambi), Roos, Jack Bosman, Gert Scheperboer, Jarke Schober, Anita van Kerkhof-Schouten, Benno Bosman, Rien Lekkerkerk, Hein Reusken, Jaap Purmer, Andrew David, Petra van Houdt. Afmeldingen: René Maassen, René Schiffers.

Opening

Frank Gerritsen opent de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Hij benadrukt dat de ALV een podium is om er je woordje te doen en hoopt dat daar steeds meer leden gebruik van gaan maken.

Notulen 30 juni 2015

De notulen worden ongewijzigd vastgesteld.

Terugblik

1. Dorpshuis

Het toilet is aangepast. De buitenkant van het gebouw en de binnenkant ( zaal) zijn geschilderd. Dit zou nooit gelukt zijn zonder de steun van sponsors van materiaal en de hulp van veel vrijwilligers. Ze worden hierbij nogmaals bedankt!

Over energiebesparing zijn meerdere adviezen aangevraagd. Deze worden nog vergeleken wat betreft kosten en effecten. De tochtsluis is al gerealiseerd – wat nu al gunstig uitpakt op de energierekening. Zodra er meer financiële armslag is worden opnieuw zaken aangepakt. Onder leiding van Edwin Peters, die over de juiste (HTS) kennis beschikt, is een meerjarig- onderhoudsplan gemaakt.

2. Gebruik Dorpshuis

Sinds september worden we ondersteund door Gerrit Kapteijns van Spectrum/Elan bij de vraag hoe we het dorpse ontmoeten kunnen bevorderen en welke rol het Dorpshuis daarin kan spelen. Een concreet gevolg was de aanpassing van het toilet, om de toegankelijkheid voor bewoners en gebruikers te vergroten.
Ook het verbreden van het aanbod en gebruik van het Dorpshuis is een onderwerp. Hiervoor zijn dorpsgesprekken gevoerd met volwassenen en jongeren om de behoeften te peilen. Activiteiten voor ouderen ( inloopochtend) en jongeren en het verbeteren van de communicatie kwamen als concreet thema naar voren. De inloopochtend op vrijdag draait sinds enkele maanden naar tevredenheid. Een algemene activiteitencommissie is nog in oprichting. Het communicatiegroepje (Lianne Vellema en Albert Jan van Weij, hoofdredacteur Hallo Elden) gaat de website vernieuwen.

Tenslotte hebben we contacten met ketenpartners . Met o.a. Volkshuisvesting, en de Swoa zijn al gesprekken gevoerd over wat zij kunnen betekenen voor het leefklimaat in Elden.
De verhuur van het Dorpshuis loopt goed; zowel de bestuurskamer als  de zaal worden meer benut. De trombosedienst en Het Wijkteam zijn nieuwe, vaste huurders.

Vraag: blijft de Trombosedienst in het Dorpshuis als de nieuwe huisartsenpraktijk in de Tuin van Elden klaar is? Antwoord: dit is niet bekend. We vragen dit na.

3. Beheer Dorpshuis

Maria Jansen en Ria Leenders gaan de Dorpsraad verlaten. Daarmee vervallen ook hun beheertaken. Al verdwijnen ze niet helemaal uit beeld, ze laten een enorme leemte achter. De Dorpsraad heeft veel energie gestoken in het werven van vrijwilligers om dit over te nemen. Wel hebben zich ongeveer 30 mensen gemeld die af en toe iets willen doen voor de Dorpsvereniging en het Dorpshuis maar we hebben nog niemand gevonden die dit structureel wil oppakken. Op dit moment is het beheer bijna een dagtaak, al kan dit flink worden teruggebracht door het uitbesteden van taken. Voor het coördineren ervan zijn 1 a 2 personen nodig, die ingevoerd zijn in wat er in en om het Dorpshuis gebeurt.

Vraag: moeten dit mensen zijn die in Elden wonen? Antwoord: dit heeft wel een sterke voorkeur t.b.v. het ingevoerd zijn en de onderlinge band. Mocht het niet lukken dan moeten we inderdaad wat breder gaan kijken. We nemen de suggestie mee.

4. Dorpsvisie

De Dorpsvisie is afgerond. Petra van Houdt, Jaap Purmer en Lianne  Vellema hebben hier veel werk ingestopt. Het is nu al zijn gewicht in goud waard! In het overleg met wethouders en anderen wordt erop teruggegrepen en geeft het houvast. Er volgt nog een overleg met politici waarin we het meer inhoud geven vanuit het van wijken weten perspectief. De Dorpsvisie is in te zien op deze website.

Vraag: Kan de ledenlijst ook digitaal worden aangeboden zoals dat bij de Historische Kring gebeurt? Antwoord: een goede suggestie die we gaan uitwerken na realisatie van de vernieuwde website.

5. Evenementen

Halloween, Koningsdag en de Dodenherdenking zijn met veel succes aan de toch al respectabele lijst met evenementen toegevoegd.

Verslag kascontrolecommissie

Andrew David brengt namens de kascontrolecommissie – waarin ook Jaap Purmer en Rene Schiffers zitting hebben – verslag uit. De administratie is nu transparant en op orde. Er is veel aandacht aan besteed en verdient complimenten voor iedereen die eraan gewerkt heeft. De voorraad vlaggen is nog een klein detail wat nog duidelijkheid behoeft. De commissie raadt aan om na te denken over een eenvoudig boekhoudpakket, waar ook anderen dan Henk mee kunnen werken. De liquiditeit van de Dorpsvereniging is nog een punt van zorg.

De commissie verleent goedkeuring aan de financiële administratie van de Dorpsvereniging en op hun advies verlenen de leden decharge aan de Dorpsvereniging. De nieuwe kascontrolecommissie bestaat uit René Schiffers en Theo Heijmans.

Verantwoording financiën 2015

Henk heeft de samenwerking met de kascontrole-commissie als goed en plezierig ervaren. Hij geeft een zeer uitgebreide toelichting bij de balans en de begroting. Een paar punten hieruit:

  1. De WOZ waarde werd vastgesteld op € 150.000. Ons aangetekende bezwaar werd als niet ontvankelijk verklaard.
  2. De hypotheek is inmiddels afgelost
  3. De drukkosten van Hallo Elden zijn fors. Onderhandeling met de drukker heeft al een voordeel van minstens € 500 per jaar opgeleverd. Er wordt nog een andere drukker benaderd.
  4. Bij de vorige ALV werden opmerkingen gemaakt over het besparen op portokosten. Deze kosten blijken bij de betreffende ontvangers in de contributie te zijn verdisconteerd.
  5. De telefoon- en internetkosten zijn niet meer van toepassing. Het abonnement loopt voortaan via Stichting Peuterspeelzalen Arnhem.
  6. Twee grote uitgavenposten waren de aanschaf van een nieuwe muziekinstallatie en de WMO scan.*
  7. Bij niet betalende leden wordt een strikter beleid toegepast. Voorheen werd het blad Hallo Elden dan niet meer bezorgd. Voortaan geldt dat leden moeten betalen ongeacht of ze het blad ontvangen of niet.
Vraag: kan de actierekening niet opgeheven worden? Antwoord: De rekening wordt opgeheven. Bedragen die dan nog binnen komen door lopende acties worden op de gewone rekening geboekt onder vermelding van actie.

De WMO scan is een instrument wat inzichtelijk maakt waar we goed scoren als Dorpshuis en waar nog verbetering mogelijk is bv ten aanzien van de toegankelijkheid. De resultaten zijn meegenomen bij het Spectrum/Elan begeleidingstraject.

Begroting 2016

We gaan alleen onderhoud plegen als de kosten gedekt zijn of worden gesponsord. Er wordt wel wat gereserveerd voor onvoorziene uitgaven. De bijdrage aan de SEE wordt in overleg met hen bijgesteld. Door de aflossing van de lening van de PGA worden de rentekosten minder. Wel wordt geld gereserveerd voor aflossing van de obligaties. De Gemeente wordt steeds terughoudender met het verstrekken van subsidies. Dit heeft consequenties voor ons uitgavenbeleid.

Vraag: is er een risico dat we failliet gaan? Antwoord: nee we gaan niet failliet. Wel blijft het nodig om de kosten te drukken en zeker zolang de obligaties nog niet zijn afgelost. Af en toe een (sponsor) actie kan ook helpen.

Daarna verleent de vergadering decharge aan de Dorpsraad voor het gevoerde financiële beleid in 2015. De jaarstukken van 2015 en de begroting voor 2016 worden goedgekeurd.

Vooruitblik

Van Wijken Weten

Er komen veel veranderingen op ons af. De Gemeente schuift veel taken en budget door naar de wijken en ook naar ons dorp. Dit is in het kader van bezuinigingen en van participatie. Of we willen of niet: deze veranderingen komen en dus is het goed om betrokken te blijven  en de invloed die we krijgen goed te benutten! Over dit onderwerp worden filmpjes gemaakt. Het eerste gerealiseerde filmpje is te bekijken op deze website.

Er zijn intussen twee informatie-bijeenkomsten georganiseerd in samenwerking met het wijkteam Leefomgeving. De eerste voor ondernemers, verenigingen, scholen enz. Voor de tweede bijeenkomst zijn alle inwoners van Elden middels een flyer uitgenodigd. De opkomst was in beide gevallen teleurstellend. Kennelijk leeft het nog niet bij de inwoners en is het belang en de urgentie van het onderwerp nog niet goed overgekomen. Het blijft desondanks belangrijk om zoveel mogelijk dorpsbewoners te betrekken bij de overwegingen en de keuzes waar we mee te maken gaan krijgen. Ongeveer 60% is lid van de Dorpsvereniging. Dit is veel en de reden dat we als gesprekspartner van de Gemeente en de wijkteams serieus genomen worden. Hoe kunnen de andere 40% erbij betrokken worden en inspraak krijgen?

Hier gaat zich een denktank over buigen. Vanuit de bijeenkomsten hebben zich 7 personen gemeld om in daar in zitting te nemen. Zij krijgen de taak om na te denken over dit democratiseringsproces dat overal en óók in Elden plaatsvindt. Petra van Houdt geeft een verhelderende uitleg over de nieuwe manier van werken in Arnhem. Ze gebruikt het beeld van de wijken en dorpen die als min of meer zelfstandige staatjes samen de verenigde staten van Arnhem vormen. Petra is voor het ministerie van Binnenlandse zaken werkwijzen aan het uitzoeken vanuit de Democratic Challenge( lees hier meer over op internet) Hier zouden wij ook gebruik van kunnen maken. Als de filmpjes zelf meer interactief worden gebruikt kunnen ze onderdeel worden van het participatieproces. Op dit moment is iedereen – ook het ambtenarenapparaat- nog zoekend.

Vraag van Gert Scheperboer: waar moeten we nu voortaan het geld voor de Dodenherdenking aanvragen? De Historische Kring kan dit niet zelf betalen. Antwoord: dit jaar kan de Historische Kring nog bij de Dorpsvereniging terecht. Als de Dorpsvereniging hier geen geld meer voor krijgt moet die financiering anders geregeld worden.

Vraag: is het een idee als iedereen lid wordt van de Dorpsvereniging zodat de Dorpsraad wél alle Eldenaren vertegenwoordigt? Antwoord: dit brengt meer werk met zich mee voor de Dorpsraad. Het is de vraag of de Dorpsraad met een bemensing van 4 personen dit kan en wil. Het opplussen van de Dorpsvereniging en Dorpsraad is één optie. Een andere optie is het vormen van een Platform waarin meerdere groepen, waaronder de Dorpsraad, vertegenwoordigd zijn. Ook is het idee geopperd om met een puntensysteem te werken, waarbij iedereen zijn punten naar believen kan verdelen over wat belangrijk gevonden wordt.

Vraag: gaan alleen nieuwe initiatieven geld krijgen en wordt het geld bij de bestaand verenigingen weggehaald? Antwoord: nee dat is niet het geval. Ook de bestaande uitgavenposten tellen mee bij de afwegingen. Het Team Leefomgeving bepaalt uiteindelijk waar het geld aan uitgegeven wordt.

Vraag: om hoeveel geld gaat het? Antwoord: dat ligt nog niet vast. Bij de Gemeente is dit nog onderwerp van gesprek. Elden en De Laar O en W zijn bovendien pilot en lopen vooruit op de ontwikkelingen in de andere wijken

Opmerkingen uit de vergadering: wij zijn nog te weinig geprikkeld en zien er nog te weinig het belang van in. Hoe kunnen we dit overbrengen? Ook de bewoners van de nieuwe woningen moeten erbij betrokken worden. Zegt het voort! zegt het voort! Participatie en zelfwerkzaamheid worden steeds belangrijker en worden beloond.

Dorps Actie Plan ( DAP) 2016-2017

Dit zijn speerpunten voor de komende twee jaar, gebaseerd op de Dorpsvisie. Hieronder valt bijvoorbeeld het onderzoeken hoe de groengordel en de verkeersveiligheid beter beschermd kunnen worden. Het DAP komt op de website, evenals de gerealiseerde punten uit het vorige DAP.

Dorpshuis

Binnen de grenzen die de penningmeester aangeeft zal het plafond vernieuwd worden en wordt de keuken aangepast. Ook een nieuwe vloerbedekking en betere warmtebeheersing staat op het wensenlijstje.

Vraag: wordt er gedaan aan fondsenwerving? Antwoord: ja, daar zijn we mee bezig. We kunnen het niet uit eigen middelen betalen

Samenstelling Dorpsraad

Afscheid Ria Leenders en Maria Jansen

Ria en Maria zijn al 35 jaar betrokken geweest bij het Dorpshuis en ruim 20 jaar lid van de Dorpsraad. Het is een deel van hun leven geworden. Toch gaan ze nu de Dorpsraad verlaten, al blijven ze als vrijwilliger betrokken bij de Dorpsvereniging. De voorzitter stelt de vergadering voor om Ria en Maria als ere-leden te benoemen. Dit voorstel wordt met enthousiasme en algehele instemming aangenomen. Daarop biedt de voorzitter de dames een bos bloemen aan en een oorkonde waarop het ere-lidmaatschap wordt bevestigd. Hierna houden de aanwezige leidsters van peuterspeelzaal Bambi een praatje en bedanken Ria en Maria voor hun inzet en de prettige samenwerking. Dit wordt onderstreept met bloemen en een cadeaubon. Ook de peuters hebben een bijdrage geleverd in de vorm van tekeningen.

En nu verder

Een foto met de dorpsraad anno 2015 en die van anno 2016 maakt pijnlijk duidelijk hoe de Dorpsraad wordt uitgedund van 6 naar 4 leden. Officieel moet de Dorpsraad uit minimaal 5 leden bestaan. Enerzijds moet er alles aan gedaan worden om de Dorpsraad weer voltallig te maken, anderzijds is het aan de leden om toestemming te geven aan de Dorpsraad om in deze beperkte samenstelling door te mogen gaan. Wel vindt de vergadering dat de Dorpsraad met minstens één persoon zou moeten worden uitgebreid maar met algemene stemmen wordt goedgekeurd dat de Dorpsraad tot die tijd in deze beperkte omvang doorgaat. Suggesties : een bericht hierover opnemen in de Hallo Elden. Het meelopen met het bestuur kan soms als snuffelstage worden ingevuld.

Komst AZC naar Elden

De Dorpsraad heeft onderschat welke impact het besluit voor Elden zou hebben. Er is bezorgdheid geweest, en nog, over een dreigend schisma in Elden. De Dorpsraad heeft een neutraal standpunt ingenomen. We verwijzen naar het stuk op de website www.elden.nl en het voorwoord van Albert Jan van Weij in de vorige Hallo Elden. Er is contact geweest met de direct aanwonenden, waarbij de impact ervan heel duidelijk werd. Ook hebben we gemerkt dat de neiging bestaat om de Dorpsraad te zien als een vertegenwoordigend orgaan met beslissingsbevoegdheid, wat niet het geval is. Dit is bespreekbaar gemaakt. We zijn aanwezig geweest bij de inloopavond en bij de schouwen. Er is overleg geweest met de gemeente op 15 december ( over dialoog Gemeente met Elden), op 12 januari ( demonstratie en positie Dorpsraad), 7 april ( recente brief gemeente en komst nieuwe bewoners op 18 april a.s.). Frank zit in een overleg voor omwonenden van het AZC namens de Dorpsvereniging. In dit verband moeten alle inwoners van Elden gezien worden als omwonenden! Iedere Eldenaar kan zich hiervoor aanmelden.

Opmerkingen vanuit de vergadering:

De Dorpsraad moet zich niet lenen voor het verzamelen van klachten. Klachten moeten gemeld worden bij de Gemeente en bij de COA. Wel is het goed om als Dorpsraad op de hoogte zijn door middel van inzage in de klachten. Pas als de klachten een overstijgend karakter krijgen wat voor Elden als geheel belangrijk is moet de Dorpsraad hier iets mee doen!

Op de site zetten waar men met zijn klachten terecht kan met vermelding van telefoonnummer. Er wordt in brieven steeds gesproken over de wijk Elden. Men vindt dat de Gemeente consequent moet benoemen als dorp. Lianne zal dit aankaarten bij komende overlegmomenten.

Hein Reusken herinnert nog even aan een mail aan de Dorpsraad over historische toezeggingen van de Gemeente mbt de groengordel, die niet zijn nagekomen.
De vergadering waardeert met een applaus de inspanningen van de Dorpsraad en de rol en opstelling in deze kwestie.

Uitloting Obligaties

Middels een ingenieus systeem wat bedacht werd door de penningmeester, krijgen enkele aanwezigen de kans om anoniem en willekeurig nummers te selecteren die corresponderen met de nummers op de 90 obligaties. De volgende trekking zal plaatsvinden bij de volgende ALV in 2017 en heeft dan betrekking op 78 nog openstaande obligaties.

De winnende nummers zijn: 79, 76, 4, 63, 86, 62, 28, 14, 42, 56, 65 en 41.

Rondvraag

Vraag: Hoeveel leden heeft de actie onder de bewoners van de Tuin van Elden opgeleverd? Antwoord: ongeveer 25 leden.

Vraag: is er wat bekend over het terrein van v.d. Schaft en projectontwikkelaars? Antwoord: een projectontwikkelaar had inderdaad plannen om dat terrein te bebouwen met huizen. De Gemeente heeft dit afgewezen op grond van het bestemmingsplan en op basis van de Dorpsvisie. Dit wordt met instemming begroet.

Vraag Bambi: wie wordt ons aanspreekpunt nu Ria en Maria weggaan? Antwoord: we laten dit zo snel mogelijk weten.

De voorzitter sluit de vergadering die in een plezierige sfeer is verlopen en nodigt de aanwezige leden uit voor een hapje en een drankje. In een eveneens ontspannen sfeer maken de aanwezigen hier dankbaar gebruik van!

09042016 GH

Redactie Elden Online

Hoofdredacteur Hallo Elden | Elden Online